個人情報の取り扱いについて

 トリオシステムプランズ株式会社(以下「弊社」といいます)では、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、お客さまやビジネス・パートナのご担当者から社員まで、弊社が係るすべての方の個人情報を安全かつ適切に取扱うことが重要な社会的責務と考えております。
 弊社は、個人情報取扱事業者として適正な個人情報の保護を全社的に遵守するために、個人情報保護方針を掲げて個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これにより、個人情報を管理する社内体制を確立するとともに、これを運用・維持し、継続的な改善を行っております。
 弊社における「個人情報の取扱い」につきまして、以下にその全体概要を記載いたします。

個人情報の取扱い責任者

 弊社の個人情報保護に関する管理者の職名および連絡先を以下に示します。当職が、弊社内の個人情報保護体制の推進、維持・運用および改善について全責任を負っています。

・経営管理本部 個人情報保護管理責任者 
    電話番号: 052-201-6991 FAX: 052-201-6993

個人情報の種類

 弊社の取扱う個人情報は、主に以下に示すようなカテゴリに分類されます。

○ 情報処理・ソフトウェア開発の受託の目的で、委託元より取扱いを委託された個人情報

○ 損害保険の代理店として契約者個人より直接書面等で取得した契約書などの個人情報

○ 求人応募者より直接書面等で取得した、履歴書、成績証明書などの個人情報

○ 株主様より直接書面等で取得した株主の取扱に関わる個人情報

○ 社員および弊社の業務遂行のために常駐型で受け入れた協力会社の要員(以下「準社員」といいます)より直接、または、本人の同意の下、第三者より間接的に取得した個人情報
  (以下、個々の個人情報により特定し得る個人を「本人」という)

○取引先との間で業務上作成される書類等に付帯された個人情報(名刺や体制図などを含む)

個人情報の取得の原則

 弊社は、適法かつ公正な手段によってのみ個人情報を取得いたします。
 また、弊社の個人情報保護マネジメントシステムに従って、本人から取得の同意を得ます。
 個人情報の間接取得に当たる、取扱いの委託を受けた個人情報に関しても、委託元に対し本人の取得同意を得ていることを確認いたします。
 ただし、本人への通知や開示、本人からの同意の取得等は、本人及び第三者の生命・財産保護への緊急性や法規への抵触等、そのことで誘引される他のリスクとの比較、判断において回避することがあります。その判断は、恣意的ではなく、条理又は社会通念に照らして客観的なものとします。

情報を与えることの任意性

 弊社は、本人より直接書面によって個人情報を取得する場合、その任意性と、弊社が取得し得なかったときの本人への影響について個別に説明いたします。多くの個人情報は、弊社が取得し得ない限り、該当個人情報を取扱う業務による本人へのサービスが不全(低下や停止)となる可能性が高いものですが、項目により任意性の高いものもあり、個別の窓口のほか、末尾の「苦情及び相談の窓口」でもご相談をお受けいたします。

個人情報の利用目的

 弊社は、本人が同意を与えた目的の範囲内に限り、個人情報を利用いたします。

 弊社の業務で取扱う個人情報の利用目的(内容)は、以下の通りです。

○ 情報処理・ソフトウェア開発の受託時は、当該受託業務の遂行のためにのみ利用いたします

○ 損害保険の代理店業務では、お見積、お客様との連絡交信および事後確認に利用いたします

○ 採用応募時は、採用判定を主目的として、応募者との連絡交信にも利用いたします

○ 株主様に関しては、口座へのお振り込み及び連絡交信に利用いたします

○ 社員に関しては、主に給与・関連税務、人事・総務一般の社内手続きで利用するほか、一部限定した情報の範囲で、会社の広報や営業情報(技術者リストなど)に利用します

○ 準社員につきましては、技術者の内部管理と社員と同様の営業情報に利用します

○ お取引先、企業情報に関しては、営業上または契約行為に関する記録連絡交信に利用します

個人情報の提供

 弊社は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で、お預かりした個人情報を第三者へ開示・提供することがあります。
 弊社は、主に以下に示すような業務・形態で、個人情報の開示・提供を行います。

○ 損害保険の代理店業務では、当該保険会社への契約書類の提供を行います

○ 社員または準社員について、限定された個人情報の範囲において、技術者リストの形態で、取引先に提供することがあります

○ 社員について、会社の広報として、名刺レベル程度の個人情報を公開することがあります

個人情報の取扱いの委託

 弊社は、情報処理・ソフトウェア開発を委託する場合、その目的に資するため、委託元の同意がある場合に限り、第三者に個人情報の取扱いを委託することがあります。取扱いの委託を行う場合は、弊社個人情報保護マネジメントシステムに沿い、十分な個人情報の保護水準を満たしているビジネス・パートナを選択し、委託にあたって秘密保持の契約を結ぶと共に、委託後は個人情報の取扱い状況を確認・監視し、委託終了後の返却・廃棄まで管理・監督いたします。

 なお、社員の個人情報に関しては、会社の広報(会社案内やホームページ)の作成を社外に委託する場合や、労働社会保険業務を社外に委託する場合などで、第三者提供を行う場合があります。この場合も、業者の選定や契約の締結に関しては、ソフトウェア開発の委託に準じて取扱います。

個人情報の保有と管理

 弊社は、取得した個人情報を、情報の形態等により、社内の文書管理規程に基づいて所定の期間保有いたします。特に、弊社が次項で示す「本人の権利」に対応する責任を持つ、求人応募者、損保契約者、株主及び社員・準社員の情報に関しましては、各々の対象者としての属性の喪失(解約、退社など)後も、法規上の要求や以降の問題解決のために保有するものがあります。

 弊社は、取得した個人情報を管理(取得から廃棄または返却まで)するに当たっては、弊社個人情報保護マネジメントシステムの規程に基づき、個人情報に関するリスクに対し、合理的で適切な安全対策を講じてまいります。

個人情報に関する本人の権利

 弊社の保有・管理する個人情報について、当該個人情報で特定され得る本人より、以下に示す権利行使の要求を受けた場合、弊社は、その要求の内容が適正かの判断を含め、対処かつ対処結果の通知(要求に応えられなかった事由を含む)を遅滞なく行います。

○ 弊社保有の個人情報に対する本人からの利用目的の通知、内容の開示及び、誤りが明らかになった場合の訂正・削除の要求
  (人事考課情報など本来社員へ非公開であるものなど、要求に応じられない場合があります)

○ 弊社保有の個人情報に対し、利用または第三者提供の拒否の要求
  (採用応募者、株主、社員などの属性を喪失しない限り要求に応じられない場合があります)

 また、これら要求の手続きについては、個別の業務窓口が応答し、要求のための提示内容や書式、本人又は代理人の対外的証明(確認手段)等を説明いたします。なお、窓口が不明の場合等、末尾の「苦情及び相談の窓口」でも応対又は窓口のご案内をさせていただきます。

個人情報保護マネジメントシステムの永続的改善

 弊社は、個人情報保護マネジメントシステムを社員及び準社員に定期的に教育・周知することで、その適正な運用を維持するとともに、個人情報保護マネジメントシステムを定期的に監査し、社長主管で定期的に見直すことにより、継続的な改善と維持・推進を図ります。

苦情及び相談の窓口

 弊社は、以下のとおり「お客様相談窓口」を設け、弊社が取扱う全ての個人情報に関する、本人からの、苦情と相談をお受けしております。
 また当窓口は、当該取得・利用担当部署に代わって、個人情報の開示請求や利用拒否等の要求にも対応いたします。